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第二章 OA相關模塊的定義、歷史、現(xiàn)在和未來

第二十一節(jié) OA中公文管理的定義、關鍵點和未來

1. 公文管理的定義

公文管理：顧名思義就是對公文的創(chuàng)制、處置和管理，即在公文從形成、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。公文的類型很多：政策、任命、請示、匯報、調令、法令……一般在政府和國企內對公文管理的要求特別高，因為政府和國企就是靠兩個東西來管理運作的：一個是公文、一個是會議。

2. 公文管理的關鍵點和難點

公文管理在政府和國企里邊本身是一個復雜的體系，牽扯到的部門和人員極為廣泛，同時，公文的擬稿、審稿是否規(guī)范，簽收、執(zhí)行情況如何等，傳統(tǒng)的公文管理是無法體現(xiàn)和進行跟蹤的。因此，要實現(xiàn)公文管理的電子化還需要多維思考，以下內容供參考：

• 擬稿（發(fā)文單填寫、正文起草、確定是否會簽、會簽人是誰、確定發(fā)送范圍）：修改的過程應該有不同正文版本保留修改痕跡
• 會簽（查看正文、修改正文、提供會簽意見）需要版本保留痕跡；有權限的人可以查看痕跡；涉及到手寫批注
• 審稿（綜合會簽意見并修改正文確定簽發(fā)方式、確定簽發(fā)人是哪位或哪些領導）
• 簽發(fā)（相關領導提供相關簽發(fā)意見或退回）
• 編號（對正式發(fā)文進行文件編號）
• 蓋章：需要電子印章，涉及到印章管理
• 套紅：必須符合一定的格式
• 分發(fā)簽收：可以知道應閱、已閱、未閱
• 查閱（內部收文單位查看正式發(fā)文）
• 打?。罕仨毮軌蚩刂普l可以打印紅頭文件幾份；黑頭文件是否需要控制打印
• 執(zhí)行：督辦、催辦
• 公文歸檔查詢：可以很方便按照時間、主題、關鍵詞、發(fā)文單位等屬性進行檢索、歸類
• ……

3. 公文管理的發(fā)展

只要政府單位存在、權利存在，公文便會一直會存在下去。隨著無紙化辦公的發(fā)展，公文的發(fā)展將有望實現(xiàn)完全電子化：公文的數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、所有單位的公文都可以對接、電子簽證的合法性和權威性受到廣泛認可……公文的電子化管理獲得更廣泛的推廣還需要手機或者PAD能夠支撐版式文件，移動化的電子公文管理將是一個趨勢。