第一章 OA的本義、歷史、現(xiàn)在和未來
第二節(jié) 協(xié)同(OA)軟件的本義與價值
科技與工具推動歷史的發(fā)展！
原始社會到工業(yè)作坊到現(xiàn)代企業(yè)都存在一定的制度和規(guī)矩來協(xié)同整個組織的運(yùn)作，這就是所謂的管理（沒有規(guī)矩不成方圓）；管理的目的是讓每一個人發(fā)揮所長而不是限制每一個人，而每一個人的特長發(fā)揮需要更好的協(xié)同。
協(xié)同在任何組織天然存在：因為人類社會存在專業(yè)分工、既有分工必然需要協(xié)同。從遠(yuǎn)古時代的飛鴿傳信、烽火臺、飛馬傳書、驛站、官員奏章、朝廷頒令，到近代的書信郵局、電報傳真、電話、紅頭文件、內(nèi)部會議，再到現(xiàn)代電子郵件、即時通訊、移動手機(jī)、視頻通訊、微博微信……所有這些都是為了滿足更高效實現(xiàn)一個組織目標(biāo)而發(fā)明的協(xié)同工具。從現(xiàn)代文明開始，隨著電腦科技的發(fā)展、企業(yè)組織的發(fā)達(dá)，也就產(chǎn)生了現(xiàn)在的協(xié)同(OA)軟件！
目前，協(xié)同(OA)軟件是管理軟件大類的一個關(guān)鍵分支，除了協(xié)同系（組織管理系）軟件之外，還有另一大核心分支：ERP系（業(yè)務(wù)管理系）軟件。在組織中，ERP等業(yè)務(wù)軟件像一個組織的武官為組織開辟江山——以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理為核心；OA等組織管理軟件更像一個組織的文官為組織做好江山治理——以組織人員行為管理為核心；一個好的文官一定需要懂一些業(yè)務(wù)，一個好的武官也一定要懂一些文治，所以也有了OA與ERP業(yè)務(wù)的集成需求，文武兼?zhèn)渥尳M織協(xié)同更加高效。
1. 協(xié)同(OA)軟件的本義與價值
組織以目標(biāo)實現(xiàn)為出發(fā)點、以一定的關(guān)系來架構(gòu)，并且一個組織的任何指令信息一定都是由人來發(fā)出（就像人的心臟指揮著血液的流轉(zhuǎn)），發(fā)出的指令一定通過路徑（經(jīng)脈）來執(zhí)行，執(zhí)行過程的就是信息的交換或者更新（血液供養(yǎng)組織單元，組織單元都是造血單位）。任何組織的本身就是這樣運(yùn)作的，而協(xié)同(OA)軟件則是為了幫助組織機(jī)體時刻保持最佳的健康狀態(tài)！所以，我們可以將協(xié)同(OA)軟件理解為：以目標(biāo)為綱領(lǐng)、以組織架構(gòu)為骨架、以人為心臟、以工作流程為經(jīng)脈、以知識信息為血液，使組織內(nèi)外的各個部門、各個人員協(xié)同運(yùn)作起來達(dá)成組織目標(biāo)的信息系統(tǒng)/平臺。
從上述協(xié)同(OA)軟件的概念中提取關(guān)鍵詞的話，我們會得到：目標(biāo)、組織架構(gòu)、人、流程、知識等，其中目標(biāo)、架構(gòu)、人是組織的基本構(gòu)成要素，而流程和知識則是屬于組織基本要素中管理的范疇。事實上，幾乎所有的協(xié)同(OA)軟件都是以知識分享、流程管理、門戶推送和協(xié)助溝通為核心而不斷豐富和發(fā)展起來的！而協(xié)同(OA)軟件對于組織的價值也從這四大核心衍生出來：
- 讓組織的制度真正落地，讓組織行為更加規(guī)范、高效（流程的價值）
- 為組織內(nèi)部創(chuàng)建一個內(nèi)部google，讓所有的知識信息可按需獲取（知識的價值）
- 把組織內(nèi)的信息和事物根據(jù)每一個崗位的權(quán)限和職責(zé)聚類形成個性化的崗位工作門戶，讓信息和事情找人而不是人找信息（門戶的價值）
- 為組織實現(xiàn)跨組織和跨部門的協(xié)助溝通渠道，讓信息能夠更加快速有效的流轉(zhuǎn)；讓不同部門的成員可以圍繞同一個事項實現(xiàn)快速協(xié)助（協(xié)助溝通的價值）
- 讓整個組織的所有人員都可以圍繞公司的目標(biāo)展開協(xié)同工作（目標(biāo)導(dǎo)向）
- 在電子流程規(guī)范組織行為的同時優(yōu)化組織流程管控（流程優(yōu)化）
- 知識信息在共享的過程中得到創(chuàng)新，形成企業(yè)內(nèi)部電子生態(tài)管理體系（具有自我積累、更新和變革的能力）
- 組織中的每一個成員都可以形成以我為中心的網(wǎng)狀組織機(jī)構(gòu)，達(dá)成以價值實現(xiàn)為核心的社交化管理
2. 協(xié)同(OA)軟件的兩個關(guān)鍵模型
1) 協(xié)同矩陣模型：
如果我們把一個組織進(jìn)行抽象理解，那么在任何一個企業(yè)和單位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知識的要素、客戶資源的要素、項目事件的要素、物的要素和財?shù)囊亍＿@七大要素并不孤立存在，而必定是相互之間強(qiáng)關(guān)聯(lián)的，同時這些要素在組織內(nèi)部的各個部門之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
協(xié)同矩陣模型提供了企業(yè)信息網(wǎng)狀管理的解決方案，使組織單位的各個要素在一個平臺上實現(xiàn)"立體多線程"的管理。在系統(tǒng)中，如果用戶找到一個信息點，與這個信息點相關(guān)聯(lián)的所有信息都被找到。例如，找到一位公司內(nèi)部的銷售人員，那么就能了解到與這個銷售人員有關(guān)的一切信息，包括：他個人的財務(wù)信息（工資、福利、成本、費(fèi)用）、他管理的客戶、他撰寫的文檔資料、他管理的下屬、他參與的項目、他使用的公司資產(chǎn)，他現(xiàn)在的工作安排等。所有有關(guān)的信息像一張網(wǎng)，可以通過員工個人資料這個信息節(jié)點被迅速的提取出來。
2) 協(xié)同齒輪模型：
協(xié)同矩陣模型有效解決了"組織的信息網(wǎng)狀管理"的需求，對于協(xié)同(OA)軟件而言，這是系統(tǒng)邏輯思想層面的問題，另外對于系統(tǒng)來講在動力傳送方面還需要有另一個模型（即齒輪聯(lián)動模型）來支持"協(xié)同矩陣"的運(yùn)作，從而支撐系統(tǒng)在組織內(nèi)部的真正協(xié)同管理。"齒輪聯(lián)動模型"的設(shè)計關(guān)鍵就是：系統(tǒng)提供一個核心引擎（類似"齒輪校合中心"）來支撐系統(tǒng)各個應(yīng)用模塊（主要有：知識文檔管理模塊、工作流應(yīng)用管理模塊、人力資源應(yīng)用管理模塊、客戶關(guān)系管理模塊、項目管理模塊、財務(wù)管理模塊和資產(chǎn)管理模塊等）的協(xié)同運(yùn)作，每一個模塊類似一個齒輪：只要其中一個模塊（齒輪）轉(zhuǎn)動就能夠通過齒輪校合中心帶動其它模塊（齒輪）的轉(zhuǎn)動。
3. 協(xié)同(OA)軟件的分類
按照協(xié)同OA軟件在組織中發(fā)揮價值不同和側(cè)重點，可以將其分為三大類，即：協(xié)同辦公軟件、協(xié)同平臺軟件、協(xié)同工具軟件。 1.協(xié)同辦公軟件：協(xié)同辦公軟件指幫助組織實現(xiàn)協(xié)同化管理和辦公的應(yīng)用軟件，包括綜合通訊、協(xié)作區(qū)（含團(tuán)隊協(xié)作等）、信息門戶、工作流、文檔管理等功能。部分協(xié)同辦公軟件是在第三方協(xié)同平臺軟件基礎(chǔ)上開發(fā)的，另外也有部分在系統(tǒng)軟件或中間件上直接開發(fā)而成。目前，我國典型的協(xié)同辦公軟件有致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)的協(xié)同(OA)軟件、金和的C6協(xié)同運(yùn)營管理平臺以及泛微的協(xié)同管理應(yīng)用平臺e-cology、協(xié)同辦公標(biāo)準(zhǔn)版e-office、云辦公平臺eteams等。并且，以泛微e-cology為代表的OA軟件正在強(qiáng)化后端引擎能力，向平臺化發(fā)展。
2.協(xié)同平臺軟件：
協(xié)同平臺軟件指提供一個協(xié)同化的架構(gòu)（包括開發(fā)工具和開發(fā)環(huán)境），可以讓用戶或獨立軟件開發(fā)商在此基礎(chǔ)上開發(fā)最終應(yīng)用的平臺性軟件。協(xié)同平臺軟件包括IBM Lotus Domino、微軟的Sharepoint Server以及泛微的協(xié)同管理配置平臺e-weaver（目前已經(jīng)整合到e-cology后端）等產(chǎn)品。
3.協(xié)同工具軟件：
協(xié)同工具軟件指相對獨立的、功能相對簡單、用于相互間溝通的軟件，解決的是組織內(nèi)部信息發(fā)布、交流、記錄的問題，包括獨立的企業(yè)電子郵件系統(tǒng)軟件、企業(yè)即時通訊系統(tǒng)軟件、視頻軟件、企業(yè)統(tǒng)一消息系統(tǒng)等。