第二章 OA相關模塊的定義、歷史、現在和未來
第二節 OA中工作流程的定義、關鍵點和未來
1.工作流程的定義
對組織而言，工作流程的本質是讓權責分配合理高效，它指明了工作事項的活動流向順序，指組織內部發生的某項業務從起始到完成，由多個部門、多個崗位、經多個環節協調及順序工作共同完成的完整過程。用一句話解釋流程，就是加上"程"式（順序）的"流"動（動態）！
工作流程的特性可以概括為以下幾點：
- 工作流程就是一組輸入轉化為輸出的過程
- 工作流程體現組織系統中各項工作之間的邏輯關系，是一種動態關系
- 工作流程是工作效率的源泉
- 組織體系的發展：能夠適應組織的動態靈活性變化、能夠確保組織的目標的實現、能夠適應多維度多層級的分權體系（這也是衡量一個管理軟件好壞的關鍵看點）
對于組織來講，工作流程的價值在于以下四個方面：
- 規范：職責明確
- 效率：事找人而非人找事
- 控制：關鍵點、風險點、資源控制
- 優化：分析哪些人、哪些崗位、哪些部門的效率和流程本身的設置是否合理
管理的本質就是工作流程。任何組織的管理都可以抽象來看：組織內一張表單通過一定媒介進行流轉最終形成執行結果——從這個角度，打個電話本身也是流程，開個會議、發個郵件也可以看作是流程。在協同(OA)軟件系統里，工作流程的組成表現為字段、表單、節點、路徑、流轉意見、統計報表等。字段組合成表單，表單通過一定的邏輯規則進行一個節點一個節點流轉形成路徑，在流轉路徑中形成流轉意見，最終以報表的方式形成某一類流程的統計分析。企業通過協同(OA)軟件構建的工作流程體系類似于鐵路系統（自由流程是個特例）：一條條鐵軌就像流程的路徑，一輛輛火車就像一個一個表單（一節節車廂像一個個字段），一個個車站就像一個一個節點（流程出口和入口）。
最簡單最原始最有效的流程路徑就是：面對面對話；最古老的流程路徑是：烽火傳遞；最古老的表單是：象形文字形成的文書。
2.工作流程的分類
在組織管理中，不同的流程承載著不同的管理內容和管理要求，相應的，有著不同的流轉方式，協同(OA)軟件平臺上，這些要素決定了不同的流程類型。
從流轉路徑的設置上來講，我們可以將流程分為三類：
- 固定流程：有點類似公交車，有固定的站點和時間約束
- 自由流程：有點類似出租車，招手即停，完全所需訂制
- 自由固定混合流程：類似從上海去杭州，先是出租車（自由流程）到高鐵（固定流程），高鐵到杭州，到杭州后再打車（自由流程）去目的地
從流程所承載的管理內容不同，我們可以將流程分為五類：
- 審批流——審批是工作流程最為常見的存在形式
- 權限流——是指流程能夠把承載的對象進行二次賦權(查看權\編輯權\占用時間)
- 數據流——例如一個資產領用流程可以直接影響資產的庫存數據
- 控制流——例如預算的數據可以控制實際報銷的流程
- 工作流程的流程——管理流程的流程
在實際的應用中，一個流程中可能會同時涉及到審批流、權限流、數據流、控制流，這是比較常見的一種情況。
3.工作流程的關鍵點
前邊我們提到，流程就好比是組織的血脈，也是協同(OA)軟件最為核心的應用之一，那么，如何實現流程管理與管理需求的完美契合呢？在流程管理落地的過程中，有哪些是必須要注意的呢？通過協同(OA)軟件來實施流程管理，該如何進行把關？以下分別從三個維度為大家列出，供參考：
從協同(OA)軟件里流程的組成來看，需要注意的關鍵點如下：
- 字段：在字段層面，應支持字段自定義、字段聯動、字段合并、字段判斷等功能
- 表單：在表單層面，應支持表單自定義、表單聯動、表單合并、表單分拆、表單復制等功能
- 節點：在節點層面，應支持規則定義、節點聯動、節點合并、節點分叉、節點等待等功能
- 路徑：在路徑層面，應支持路徑自定義、強制收回（查看前/查看后）、強制歸檔、路徑分叉、路徑合并、退回（退回可自定義）、強制干預、流程監控、路徑復制等功能
- 流程報表：可以支持流程報表自定義
從對流程流轉需求的滿足情況來看，需要注意的關鍵點如下：
- 是否可根據申請人角色自動判斷流程走向
- 是否支持流程并行
- 是否支持流程串行
- 是否支持流程催辦
- 是否支持流程督辦
- 是否支持流程嵌套
- 是否支持流程抄送
- 是否支持流程轉發（抄送性轉發和辦理性轉發、無需等待性轉發和需等待性轉發）
- 流程是否具有協同性（歷史數據、其他流程信息是否可在當前節點展現）
- 流程在流轉過程是否具有賦權功能
- 是否支持流轉效率分析
- 是否支持流轉時間控制
- 是否支持流程跳轉
- 流程等待——等待數據歸集
從流程的管理和落地角度而言，需要注意的關鍵點如下：
- 流程的自動化測試（流程自檢）
- 流程是否可以復制
- 流程設置是否支持分權管理
- 是否支持流程版本管理
- 是否有流程的權限體系：流程的分權授權體系、流程表單的字段控制權限、表單布局權限、路徑控制權限、流轉意見權限控制、流程報表數據權限控制
4.工作流程的發展：
大多數協同(OA)軟件平臺上，以審批流為主的工作流程都已實現，并正朝著控制流、業務流方向發展，同時關注對業務數據的集成性（數據流）。企業越來越意識到流程的本義不只是流轉，更為重要的是在流轉過程有信息可以提供決策和釋放信息的價值。工作流程未來的發展方向就是能夠模擬人與人對話的人機對話，流程將成為每一個業務的自動機器人：流程機器人！隨著計算機語音和智能分析技術的發展，可能我們只需要對著電腦或者手機說話，系統就能夠根據你的內容自動識別形成表單、流程路徑（以后不會有表單、路徑設置等麻煩的東西！），并隨時向你語音播報流程進展、自主進行統計分析！
5.流程管理的可能存在的陷阱/誤區
工作流程是為了提升管理的規范性和效率，換句話說，組織的流程管理本身就是需要在規范和效率之間找到平衡點。在這里提醒各位朋友，流程管理的價值固然毋庸置疑，但任何事務都有兩面性，因此需謹慎權衡后再實施：
- 流程可能成為推諉的要素，流程可能成為只"流"不"控"——如果一個流程的主要責任人沒有確定好，下一個節點成為上一個節點的復制，上一個節點成為下一個節點的依靠，整個流程只是流轉誰都沒有產生實質性意見，這樣一個流程就失效了！
- 流程可能會讓工作效率低下—如果一個流程節點很多，而且里面的責任人不明確，很容易導致一個流程流轉了十幾個節點但是事情并沒有解決掉，這樣看似工作流程清晰，但實際上效率十分低下！
- 流程可能會讓組織人員缺少責任心——有時候因為流程固定了職責，但是很多時候很多事情是變動的，既有的職責劃分可能覆蓋不到所有事項的要求，這樣反而讓團隊里面的人慢慢缺少全局觀同時也慢慢失去了責任心!