優化的業務流程
1. 問題的提出
在企業的實際管理和運營過程中，采用手工處理工作任務經常會遇到這些問題：為了簽發一份合同而在各個部門奔波，并且經常因為負責人不在而造成工作的延誤；工作流相關資料不能有效和統一的管理；工作流的審批意見不能完整地保存并歸檔；工作流牽涉到的相關數據更新必須人工二次錄入，甚而引發更多的待處理任務。
2. 解決方案
e-Workflow的解決方案：
l 各種簡單到復雜的流程都可進行定義，如合同審批、訂單流轉、采購申請、任務安排等；
l 從信息表單、流轉步驟，到流轉條件、操作人員等，快速設置符合企業規范的流程；
l 強大的自定義，便捷的設置，無需二次開發即可迅速適應業務調整；
l 電子化的流程，突破各種邊界，進行跨部門、跨企業的即時溝通，構造協作的環境。
3. 模塊架構
e-Workflow強大的自定義功能可以讓企業很方便的定制與業務規則一致的工作流程，流程將按照業務規則進行流轉；e-workflow打通協同管理系統的各個模塊，貫穿企業的內外資源，無論是員工，還是客戶或合作伙伴，都可體驗它帶來的高效和便捷，共同參與企業的商務過程。任意模塊都可調用e-workflow來完成相關的業務過程，并實現關聯數據的更新，這樣當e-workflow運作的時候就能帶動其它的六個模塊協同運轉，并為工作流程管理服務。
· e-Workflow模塊總體結構圖
4. 模塊綜述
由于工作流預先定義的特性，已設定的請求可以很容易的遵守相應的規則和實際操作情況。企業可以確信所有的請求都是根據規則和手續來輸入和批準的，從而保證企業運作的規范化和透明化。
e-Workflow可以對內部以及外部業務處理采取電子化管理動作。工作流管理是提高組織效率的有效工具。
由于采用了電子化的方式處理工作流，與傳統的紙張操作相比，每個請求都被可靠地保存而不會丟失。請求一旦被創建，就會沿著預先定義好的流程被發送給相應階段的相關負責人，無論是請求的處理還是信息的反饋都得以高效地進行，即便是相關負責人出差也不會延誤工作的進展。同時，完全電子化的工作流保證了企業運作的規范化和透明化。
e-Workflow提供強大的自定義功能，支持企業復雜的工作流設置。企業可對工作流的組成因素包括流程完成需要的階段、每個階段的負責人、流轉條件，直至相對底層的表單和字段進行自定義，使得工作流的定義完全與企業的政策和實際運營相符合，而不必進行復雜的二次開發。
e-Workflow同時也提供了可定制的瀏覽和報告的功能，用戶可以對工作流的關鍵信息進行任意的定義以獲得特定的報表。e-Workflow的特性可以使用戶獲得非常靈活和豐富的統計報告以對相關的決策作出支持。
5. 主要功能
■基礎功能
· 定義任意形式的工作流程
E-Workflow強大的自定義功能可以滿足企業對復雜工作流程的定義。在此基礎上所有的請求都將根據定義的規則流轉。
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· 基于人員組織和角色設計的工作流
E-Workflow與E-HRM結合，對于人員在組織結構中的地位和角色將是工作流設計的基礎。在此基礎上定義的相互工作匯報關系將保證電子化的工作流程流轉與企業實際操作相一致。
· 字段定義
E-Workflow可對組成工作流信息表單的基本元素"字段"進行定義，包括字段名稱、表現形式、字段類型和文本長度等。
· 表單定義
以字段為基礎，可以編輯任意形式的信息表單，這些表單將組成工作流的基本要素。E-WORKFLOW提供多樣化電子表單的定義功能。
· 目錄定義
以目錄形式存放工作流，對工作流進行規范化的管理。
· 動態定義群組
對工作流程的每個節點，可動態定義操作群組：
1、 單獨的操作者
2、 多個操作者組成的單個操作組
3、 多個操作組
對群組的條件定義可以是：
1、 以部門、角色、安全級別、職位等條件定義
2、 具體的人力資源
3、 以表單相關字段即時所選的信息定義
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· 多節點定義
工作流程從"創建"到"歸檔"，中間需要經歷一個或多個步驟。e-Workflow可定義無限的節點，滿足企業復雜和多步驟工作流程流轉的需求。
· 多路由定義
e-Workflow支持多重復雜的路由定義。在每個節點上都會對工作流程的相關表單信息進行條件判斷，自動選擇路由和目標節點。例如對于不同的請假天數，需要報送不同的部門批準。
· 智能路由判斷
e-Workflow可以預先設置固定的判斷條件選擇路由，也可以設置根據流轉過程中的信息變量值而確定路由方向，e-Workflow可定義多重和復雜的判斷條件。例如資產使用報后勤申批，如需采購，后勤填寫的采購價格總額將影響到采購單的流轉路由。
· 工作流執行
可設定的對工作流的執行包括提交、批準、拒絕、重新打開、歸檔。e-Workflow會根據路由的判定條件和當前節點的執行操作設置工作流的下一目標節點。
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· 工作流批注
除了影響工作流流轉的執行性操作，e-Workflow允許在工作流流轉的過程中實時添加額外的批注者以保證實際操作者能夠獲得這些批注者的意見。
· 并行執行
支持工作流程的并行執行，即操作群組中的任何操作組對工作流執行了操作，工作流都會流轉到下一目標節點。例如對于某些公文的審批，當某一執行者缺席時，他的另一滿足操作條件的執行者可代替他進行操作，從而不會因為人員缺席而影響工作流流轉的速度。
· 串行執行
支持工作流程的串行執行，即只有每一操作組都對請求執行了操作，工作流才會流轉到下一目標節點。例如合同審批，設定各相關部門都審批通過后流轉到總經理處審批。
· 串并行混合執行
e-Workflow可以設置適應復雜工作流程的混合執行方式，串并行執行在工作流程設計中交替使用以滿足企業復雜業務處理的需求。
· 超時自動跳轉
e-Workflow支持節點超時工作流自動流轉功能。這樣可以確保工作流在處理的過程中不會因為過長時間的等候而被延誤。
· 表單數據自動生成
表單的有些數據，不希望由人工輸入獲得，e-Workflow可以根據被計算字段、原始數據和計算方法自動得出目標字段數據，并可以此作為下一路由選擇的判斷條件。
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· 表單信息格式定義
工作流流轉的每個節點，操作組所見的表單的信息可能會有所不同。e-Workflow對表單的信息顯示格式和可編輯性等屬性都可以進行自由的定義。
· 工作流信息全面歸集
由于e-Workflow與其他模塊的協同，工作流程在流轉的過程中可對所有相關的數據進行鏈接。例如合同的流轉，除了合同本身，還可以將相關的客戶帳戶、涉及的項目等與其進行鏈接。一旦數據間建立了鏈接關系，通過任意一個數據點都可獲得其他的相關數據。例如合同的流轉被自動加入客戶帳戶和項目的數據庫中，并作為客戶和項目信息的組成部分。
· 跟蹤和回溯
e-Workflow保留工作流流轉過程中的所有信息，包括：
1、 原有即定義的表單信息
2、 流轉過程中由系統或人工方式添加的表單信息
3、 各操作者、操作時間、操作類型
4、 審批和批注意見
5、 電子簽名
6、 其他與工作流相鏈接的信息，如相關的文檔或項目。
· 自動提醒
對于請求的不同狀況，例如新的請求到達、待處理請求、超時未處理請求、客戶聯系計劃、請求遞交被處理狀況等，系統都設定了多種提醒功能以確保請求的處理不致延誤。
· 流程自動激活
e-Workflow的一個強大之處就是在于它可以讓系統在運作的過程中自動觸發請求，并且還可以根據前一個請求的實際狀況對下一個觸發的請求進行智能選擇。
流程自動激活的方式可以是一些特定操作，例如會議安排中，參會者填寫了訂票和訂房的申請，即自動觸發相關流程。也可以是某個工作流流轉過程中滿足特定條件而觸發另一工作流。例如員工遞交了資產使用請求，流轉過程中當判斷資產庫存不滿足使用請求，會根據審批者意見自動觸發資產申購流程，并生成相關的申購單，申購流程結束后會自動觸發入庫流程并生成入庫單。
· 自動更新數據庫
e-Workflow在信息流轉的過程中，會自動更新系統原有的相關數據庫，這是e-Workflow另一個重要的特性體現，通過數據自動更新，避免了二次手工錄入帶來的工作效率低下和失誤的情況，真正實現企業管理和運營的電子化。例如交易、借款、報銷、預算等請求會自動對財務數據進行更新，資產入庫流程會自動更新資產庫存量。
· 流程門戶定義
通過與企業信息門戶的結合，e-Workflow實現流程定義的門戶化，根據不同的信息門戶設定不同的流程。
· 圖形化工作流程
請求流轉的過程中，可以利用圖形化工具快速獲取請求流轉的情況。包括當前所在節點、節點操作者、所流經的路由和即將流經的路由。
· 流程動態維護
企業的組織機構和業務模式可能會經常發生變化，系統可以根據企業的實際需求靈活的定制相關的工作流程，方便企業進行各種工作流程的動態維護管理。
當工作流程按企業實際情況的變化而被重新定義后，基于原來工作流程規則創建的所有請求都將按照新定義的工作流程來流轉。而這一切只需對系統進行簡單便捷的操作就可以實現。
· 強大的搜索功能
可以設定多種條件對請求進行搜索，e-Workflow與其他模塊的協同可以使用戶根據相關的CRM、文檔或項目等條件搜索請求。
■分析功能
· 固定報表
e-Workflow提供強大的視圖和報告。從這些報告中，可以對請求的內容、處理時間、處理質量等進行分析，為企業制定相應的措施提供決策支持。
· 自定義報表
企業所需的報表是多種多樣的，e-Workflow不僅提供固定報表，還提供報表的自定義。這些自定義報表的數據基于系統中的工作流程，由于工作流程本身也可自定義，所以自定義報表可以滿足企業對數據提取和分析的全面需求。
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■協同功能
如果把企業比作生命體，諸如客戶關系管理、人力資源管理、資產管理等是這個生命體的器官，工作流程就是連通所有器官并支持其運作的血脈。企業的相關數據通過e-Workflow與各模塊的協同工作被承載并被帶向各個目標點，實現信息流、資金流和物流在企業內外部的無阻礙流動，并且在這過程中實現相關數據庫的更新，從而完成e-cology協同商務系統對企業的管理和運營過程。
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